Customer Data Privacy Policy

Kontext und Überblick,,en,Key Details,,en,Politik, hergestellt durch,,en,Ein Franck,,en,Genehmigt von Bord,,en,Management auf,,en,,,en,Politik nahm ihre Arbeit auf,,en,,,en,Nächste Bewertung Datum,,en,,,en,Einführung,,en,Motorrad Exekutiv Rentals muss sammeln und bestimmte Informationen über Personen verwenden,,en,Diese können Kunden zählen,,en,Lieferanten,,en,Geschäftskontakte,,en

Key details

* Policy prepared by: Ein Franck,en

* Approved by board / management on: 01/07/2008

* Policy became operational on: 07/01/2008

* Next review date: 30/06/2018

 

Introduction

Motorrad Executive Rentals needs to gather and use certain information about individuals.

These can include customers, suppliers, business contacts, Mitarbeiter und andere Personen hat die Organisation eine Beziehung mit oder müssen kontaktieren,,en,Diese Richtlinie beschreibt, wie diese personenbezogenen Daten gesammelt werden müssen,,en,gehandhabt und gelagert des Unternehmens Datenschutzstandards gerecht zu werden - und mit dem Gesetz einzuhalten,,en,Warum diese Politik existiert,,en,Diese Datenschutzrichtlinie stellt sicher, Motorrad Executive-Rentals,,en,Entspricht Datenschutzrecht und folgen gute Praxis,,en,Schützt die Rechte der Mitarbeiter,,en,Kunden und Partner,,en,Ist offen darüber, wie es speichert und verarbeitet Individuen Daten,,en.

This policy describes how this personal data must be collected, handled and stored to meet the company’s data protection standards — and to comply with the law.

 

Why this policy exists

This data protection policy ensures Motorrad Executive Rentals:

• Complies with data protection law and follow good practice
• Protects the rights of staff, customers and partners
• Is open about how it stores and processes individuals’ data
• Schützt sich vor den Risiken einer Datenschutzverletzung,,en,Datenschutzrecht,,en,Das Datenschutzgesetz,,en,Motorrad Exekutivhäuser einschließlich - - beschreibt, wie Unternehmen sammeln müssen,,en,handhaben und speichern persönliche Daten,,en,Diese Regeln gelten unabhängig davon, ob Daten gespeichert sind, elektronisch,,en,auf Papier oder anderen Materialien,,en,Zur Einhaltung des Gesetzes,,en,Daten müssen ziemlich gesammelt und verwendet werden,,en,gespeichert und sicher nicht zu Unrecht offenbart,,en,Das Datenschutzgesetz wird von acht wichtige Grundsätze untermauert,,en

 

Data protection law

The Data Protection Act 1998 describes how organisations — including Motorrad Executive Rentals — must collect, handle and store personal information.

These rules apply regardless of whether data is stored electronically, on paper or on other materials.

To comply with the law, personal information must be collected and used fairly, stored safely and not disclosed unlawfully.

The Data Protection Act is underpinned by eight important principles. Diese sagen, dass personenbezogene Daten,,en,Seien Sie fair und rechtmäßig verarbeitet,,en,Werden nur dann erhalten, für bestimmte,,en,rechtmäßige Zwecke,,en,Seien Sie ausreichend,,en,relevant und nicht übermäßig,,en,Seien Sie präzise und auf den neuesten Stand,,en,Nicht für länger gehalten werden als nötig,,en,Verarbeitet in Übereinstimmung mit den Rechten der betroffenen Personen,,en,Wird in geeigneter Weise geschützt,,en,Nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden,,en,EEE,,nl,es sei denn, dass Land oder Gebiet gewährleistet auch ein angemessenes Maß an Schutz,,en,Menschen,,en,Risiken und Verantwortlichkeiten,,en,Richtlinienbereich,,en,Diese Richtlinie gilt für,,en:

1. Be processed fairly and lawfully
2. Be obtained only for specific, lawful purposes
3. Be adequate, relevant and not excessive
4. Be accurate and kept up to date
5. Not be held for any longer than necessary
6. Processed in accordance with the rights of data subjects
7. Be protected in appropriate ways
8. Not be transferred outside the European Economic Area (EEA), unless that country or territory also ensures an adequate level of protection

 

People, risks and responsibilities

 

Policy scope

This policy applies to:

• Der Hauptsitz von Motorrad Executive-Rentals,,en,Alle Zweige des Motorrad Executive-Rentals,,en,Alle Mitarbeiter und Freiwillige von Motorrad Executive-Rentals,,en,Alle Auftragnehmer,,en,Lieferanten und andere Personen im Auftrag von Motorrad Exekutiv Rentals Arbeits,,en,Es gilt für alle Daten, die das Unternehmen identifizierbare Personen im Zusammenhang hält,,en,selbst wenn diese Informationen technisch fallen außerhalb des Datenschutzgesetzes,,en,Dazu kann auch,,en,Namen von Personen,,en,Postanschriften,,en,E-mailadressen,,en,Telefonnummern,,en
• All branches of Motorrad Executive Rentals
• All staff and volunteers of Motorrad Executive Rentals
• All contractors, suppliers and other people working on behalf of Motorrad Executive Rentals

 

It applies to all data that the company holds relating to identifiable individuals, even if that information technically falls outside of the Data Protection Act 1998. This can include:

• Names of individuals
• Postal addresses
• Email addresses
• Telephone numbers
• ... sowie alle weiteren Informationen in Bezug auf Personen,,,en,Datenschutzrisiken,,en,Diese Politik hilft Motorrad Executive-WG von einigen sehr realen Datensicherheitsrisiken zu schützen,,en,einschließlich,,en,Verletzungen der Vertraulichkeit,,en,Zum Beispiel,,en,Informationen werden unangemessen ausgegeben,,en,Failing Wahl bieten,,en,alle Menschen sollten frei zu entscheiden sein, wie das Unternehmen sie betreffenden Daten verwendet,,en,Rufschädigung,,en,das Unternehmen könnte leiden, wenn Hacker erfolgreich Zugriff auf sensible Daten gewonnen,,en,Verantwortlichkeiten,,en

 

Data protection risks

This policy helps to protect Motorrad Executive Rentals from some very real data security risks, including:

• Breaches of confidentiality. For instance, information being given out inappropriately.
• Failing to offer choice. For instance, all individuals should be free to choose how the company uses data relating to them.
• Reputational damage. For instance, the company could suffer if hackers successfully gained access to sensitive data.

 

Responsibilities

Jeder, der für oder mit Motorrad Exekutiv Rentals arbeitet, hat eine gewisse Verantwortung für Daten sichergestellt wird gesammelt,,en,in geeigneter Weise gelagert und behandelt,,en,Jedes Team, das personenbezogene Daten umgeht, muss dafür sorgen, dass sie im Einklang mit dieser Politik und Grundsätze des Datenschutzes behandelt und verarbeitet wird,,en,diese Leute haben Schlüsselbereiche der Verantwortung,,en,Der Vorstand ist letztlich dafür verantwortlich, dass Motorrad Exekutiv Rentals seine gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt,,en,Der Datenschutzbeauftragte,,en,Jason Kilian,,en,ist verantwortlich für,,en, stored and handled appropriately.

Each team that handles personal data must ensure that it is handled and processed in line with this policy and data protection principles.

 

However, these people have key areas of responsibility:

• The board of directors is ultimately responsible for ensuring that Motorrad Executive Rentals meets its legal obligations.
• The data protection officer, Jason Kilian, is responsible for:
  • Halten Sie die Platine über den Datenschutz Verantwortlichkeiten aktualisiert,,en,Risiken und Probleme,,en,Überprüfung aller Datenschutzverfahren und der damit verbundenen Politikbereiche,,en,im Einklang mit einem vereinbarten Zeitplan,,en,Arrangieren Datenschutz Schulung und Beratung für die von dieser Richtlinie abgedeckt Menschen,,en,Umgang mit Datenschutzfragen von Personal und alle anderen, die durch diese Richtlinie abgedeckt,,en,Der Umgang mit Anfragen von Personen, die Daten Motorrad Exekutiv Mieten halten über sie zu sehen,,en,auch ‚Thema Zugriffsanforderungen‘ genannt,,en, risks and issues.
  • Reviewing all data protection procedures and related policies, in line with an agreed schedule.
  • Arranging data protection training and advice for the people covered by this policy.
  • Handling data protection questions from staff and anyone else covered by this policy.
  • Dealing with requests from individuals to see the data Motorrad Executive Rentals holds about them (also called ‘subject access requests’).
  • Überprüfung und Genehmigung keine Verträge oder Vereinbarungen mit Dritten, die das Unternehmen sensible Daten verarbeiten kann,,en,Der IT-Manager,,en,Robert House,,en,Die Gewährleistung für alle Systeme,,en,Service und Ausstattung erfüllen verwendeten Daten annehmbare Sicherheitsstandards für die Speicherung,,en,Durchführen von regelmäßigen Kontrollen und Prüfungen auf Sicherheitshardware zu gewährleisten und Software ordnungsgemäß funktioniert,,en,Evaluierung von Drittanbieter-Dienste des Unternehmens zu speichern oder Prozessdaten erwägt,,en,Cloud Computing-Services,,en,Der Marketing-Manager,,en,Elna Rossouw,,af.
• The IT manager, Robert House, is responsible for:
  • Ensuring all systems, services and equipment used for storing data meet acceptable security standards.
  • Performing regular checks and scans to ensure security hardware and software is functioning properly.
  • Evaluating any third-party services the company is considering using to store or process data. For instance, cloud computing services.
• The marketing manager, Elna Rossouw, is responsible for:
  • Genehmigen alle Datenschutzerklärungen an Kommunikation wie E-Mails und Briefe,,en,Behandlung aller Datenschutz Anfragen von Journalisten oder Medien wie Zeitungen,,en,Wo nötig,,en,mit anderen Mitarbeitern arbeiten Marketing-Initiativen befolgen Grundsätze des Datenschutzes zu gewährleisten,,,en,Allgemeine Leitlinien für das Personal,,en,Die einzigen Menschen in der Lage Daten, die durch diese Richtlinie abgedeckt zugreifen sollten diejenigen, die es brauchen für ihre Arbeit sein,,en,Die Daten sollten nicht informell geteilt werden,,en,Wenn der Zugriff auf vertrauliche Informationen erforderlich,,en.
  • Addressing any data protection queries from journalists or media outlets like newspapers.
  • Where necessary, working with other staff to ensure marketing initiatives abide by data protection principles.

 

General staff guidelines

The only people able to access data covered by this policy should be those who need it for their work.

• Data should not be shared informally. When access to confidential information is required, Mitarbeiter können sie von ihren Vorgesetzten beantragen,,en,Motorrad Exekutiv Rentals wird Ausbildung für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellen, damit sie ihre Aufgaben helfen zu verstehen, wenn die Datenverarbeitung,,en,Die Mitarbeiter sollten alle Daten sicher aufzubewahren,,en,durch vernünftige Vorsichtsmaßnahmen und nach den Richtlinien unten,,en,Bestimmtes,,en,starke Passwörter zu verwenden und sie sollten nie geteilt werden,,en,Personenbezogene Daten dürfen nicht an unberechtigte Personen weitergegeben werden,,en,entweder im Unternehmen oder extern,,en.
• Motorrad Executive Rentals will provide training to all employees to help them understand their responsibilities when handling data.
• Employees should keep all data secure, by taking sensible precautions and following the guidelines below.
• In particular, strong passwords must be used and they should never be shared.
• Personal data should not be disclosed to unauthorised people, either within the company or externally.
• Die Daten sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert, wenn festgestellt wird, veraltet sein,,en,Wenn nicht mehr erforderlich,,en,Es sollte gelöscht und entsorgt werden,,en,Die Mitarbeiter sollten Hilfe von ihren Vorgesetzten oder den Datenschutzbeauftragten verlangen, wenn sie sich nicht sicher über jeden Aspekt des Datenschutzes sind,,en,Datenspeicher,,en,Diese Regeln beschreiben, wie und wo Daten sollten sicher aufbewahrt werden,,en,Fragen zum Speichern von Daten können sicher in die IT-Manager oder Daten-Controller geleitet werden,,en,Wenn Daten auf Papier gespeichert,,en. If no longer required, it should be deleted and disposed of.
• Employees should request help from their line manager or the data protection officer if they are unsure about any aspect of data protection.

 

Data storage

These rules describe how and where data should be safely stored. Questions about storing data safely can be directed to the IT manager or data controller.

When data is stored on paper, es sollte an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, wo Unbefugte sie nicht sehen kann,,en,Diese Richtlinien gelten auch für Daten, die in der Regel elektronisch gespeichert wurde aber aus irgendeinem Grund ausgedruckt,,en,Wenn nicht erforderlich,,en,das Papier oder die Dateien sollte in einer verschlossenen Schublade oder Aktenschrank aufbewahrt wird,,en,Die Mitarbeiter sollten Sie nur Papier machen und Ausdrucke sind nicht links, wo Unbefugte sie sehen konnte,,en,wie auf einem Drucker,,en,Daten Ausdrucke sollten sicher geschreddert und entsorgt werden, wenn nicht mehr erforderlich,,en,Wenn Daten gespeichert elektronisch,,en.

These guidelines also apply to data that is usually stored electronically but has been printed out for some reason:

• When not required, the paper or files should be kept in a locked drawer or filing cabinet.
• Employees should make sure paper and printouts are not left where unauthorised people could see them, like on a printer.
• Data printouts should be shredded and disposed of securely when no longer required.
• When data is stored electronically, es ist vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden,,en,versehentliches Löschen und bösartige Hackerangriffe,,en,Die Daten sollten durch starke Passwörter geschützt werden, die geändert werden regelmäßig und nie zwischen den Mitarbeitern geteilt,,en,Wenn Daten auf Wechselmedien gespeichert,,en,wie eine CD oder DVD,,en,diese gehalten werden sollte sicher verriegelt, wenn sie nicht verwendet wird,,,en,Die Daten sollten nur auf ausgewiesenen Laufwerken und Servern gespeichert werden,,en,und sollte nur auf einem zugelassenen Cloud Computing-Services hochgeladen,,en,Server personenbezogene Daten enthalten, sollten an einem sicheren Ort aufgestellt werden,,en, accidental deletion and malicious hacking attempts:
• Data should be protected by strong passwords that are changed regularly and never shared between employees.
• If data is stored on removable media (like a CD or DVD), these should be kept locked away securely when not being used.
• Data should only be stored on designated drives and servers, and should only be uploaded to an approved cloud computing services.
• Servers containing personal data should be sited in a secure location, weg von allgemeiner Bürofläche,,en,Die Daten sollten häufig gesichert werden,,en,Diese Sicherungen sollten regelmäßig überprüft werden,,en,im Einklang mit dem Standard-Backup-Verfahren des Unternehmens,,en,Die Daten sollten niemals direkt an Laptops oder anderen mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones gespeichert werden,,en,Alle Server und Computer-Daten enthalten, sollten durch zugelassene Sicherheits-Software und eine Firewall geschützt werden,,en,Datennutzung,,en,Persönliche Daten sind von keinem Wert für Motorrad Exekutiv Rentals es sei denn, die Unternehmen davon Gebrauch machen können,,en.
• Data should be backed up frequently. Those backups should be tested regularly, in line with the company’s standard backup procedures.
• Data should never be saved directly to laptops or other mobile devices like tablets or smart phones.
• All servers and computers containing data should be protected by approved security software and a firewall.

 

Data use

Personal data is of no value to Motorrad Executive Rentals unless the business can make use of it. However, es ist, wenn personenbezogene Daten abgerufen und verwendet wird, dass es das größte Risiko von Verlust sein kann,,en,Beschädigung oder Diebstahl,,en,Bei der Arbeit mit persönlichen Daten,,en,Mitarbeiter sollten die Bildschirme ihrer Computer gewährleisten, immer wenn unbeaufsichtigt gelassen gesperrt,,en,Persönliche Daten sollten nicht informell geteilt werden,,en,es sollte nie per E-Mail gesendet werden,,en,da diese Form der Kommunikation ist nicht sicher,,en,Die Daten müssen vor elektronisch verschlüsselt übertragen werden, wobei,,en,Der IT-Manager kann erklären, wie Daten an autorisierten externen Kontakte senden,,en, corruption or theft:

• When working with personal data, employees should ensure the screens of their computers are always locked when left unattended.
• Personal data should not be shared informally. In particular, it should never be sent by email, as this form of communication is not secure.
• Data must be encrypted before being transferred electronically. The IT manager can explain how to send data to authorised external contacts.
• Persönliche Daten sollten niemals außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden,,en,Die Mitarbeiter sollten keine Kopien von persönlichen Daten auf ihre eigenen Computer speichern,,en,Immer zugreifen und die zentrale Kopie der Daten aktualisieren,,en,Datengenauigkeit,,en,Das Gesetz verlangt, Motorrad Exekutiv Vermietungen zumutbare Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, Daten korrekt und auf dem neuesten Stand gehalten,,en,Umso wichtiger ist, dass die persönlichen Daten korrekt,,en,desto größer sollte die Anstrengungen Motorrad Exekutiv Rentals seine Genauigkeit setzt in Gewährleistung,,en.
• Employees should not save copies of personal data to their own computers. Always access and update the central copy of any data.

 

Data accuracy

The law requires Motorrad Executive Rentals to take reasonable steps to ensure data is kept accurate and up to date.

The more important it is that the personal data is accurate, the greater the effort Motorrad Executive Rentals should put into ensuring its accuracy.

Es liegt in der Verantwortung aller Mitarbeiter, die mit Daten arbeiten, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, ist so genau gehalten und auf dem neuesten Stand wie möglich,,en,Die Daten werden in so wenigen Orten wie nötig gehalten werden,,en,Die Mitarbeiter sollten keine unnötigen zusätzlichen Datensätze erstellen,,en,Die Mitarbeiter sollten jede Gelegenheit nutzen, Daten, um sicherzustellen, aktualisiert,,en,von einem Kunden Details zu bestätigen, wenn sie anrufen,,en,Motorrad Executive-Rentals wird es einfach für die betroffenen Personen die Informationen Motorrad Exekutiv Rentals hält über sie zu aktualisieren,,en.

• Data will be held in as few places as necessary. Staff should not create any unnecessary additional data sets.
• Staff should take every opportunity to ensure data is updated. For instance, by confirming a customer’s details when they call.
• Motorrad Executive Rentals will make it easy for data subjects to update the information Motorrad Executive Rentals holds about them. For instance, über die Unternehmens-Website,,en,Die Daten sollten aktualisiert werden, da Ungenauigkeiten entdeckt,,en,wenn ein Kunde nicht mehr auf ihrer gespeicherten Telefonnummer erreichbar,,en,es sollte aus der Datenbank entfernt werden,,en,Es ist die Verantwortung des Marketing Manager Marketing-Datenbanken, um sicherzustellen, gegen die Industrie Unterdrückung alle sechs Monate überprüft Dateien,,en,Betreff Zugriffsanforderungen,,en,Alle Personen, die das Thema der persönlichen Daten gehalten sind von Motorrad Exekutiv Rentals sind berechtigt,,,en,Fragen Sie, welche Informationen das Unternehmen über sie hält, und warum,,en.
• Data should be updated as inaccuracies are discovered. For instance, if a customer can no longer be reached on their stored telephone number, it should be removed from the database.
• It is the marketing manager’s responsibility to ensure marketing databases are checked against industry suppression files every six months.

 

Subject access requests

All individuals who are the subject of personal data held by Motorrad Executive Rentals are entitled to:

• Ask what information the company holds about them and why.
• Fragen Sie, wie Zugang zu ihm zu gewinnen,,en,Seien Sie informiert, wie es auf dem neuesten Stand zu halten,,en,Seien Sie informiert, wie das Unternehmen seine Datenschutzpflichten treffen,,en,Wenn ein einzelner Kontakte anfordernden das Unternehmen diese Informationen,,en,Dies ist ein Thema Zugriffsanforderung genannt,,en,Betreff Zugriffsanforderungen von Einzelpersonen sollten per E-Mail vorgenommen werden,,en,an den Daten-Controller adressiert an,,en,E-Mail-Addresse,,en,Die Daten-Controller können eine Standard Anfrage liefern,,en,obwohl Individuen müssen diese nicht verwenden,,en,Der Einzelne wird berechnet R250 pro Thema Zugriffsanforderung,,en.
• Be informed how to keep it up to date.
• Be informed how the company is meeting its data protection obligations.

If an individual contacts the company requesting this information, this is called a subject access request.

Subject access requests from individuals should be made by email, addressed to the data controller at [email address]. The data controller can supply a standard request form, although individuals do not have to use this.

Individuals will be charged R250 per subject access request. Die Daten-Controller werden darauf abzielen, die relevanten Daten zu schaffen, in,,en,Tage,,en,Die Daten-Controller werden immer überprüfen die Identität von Personen eine Thema Zugriffsanforderung machen, bevor irgendwelche Informationen Aushändigung,,en,Offenlegung Daten aus anderen Gründen,,en,Unter bestimmten Umständen,,en,das Datenschutzgesetz erlaubt personenbezogene Daten ohne Einwilligung der betroffenen Person offenbart an die Strafverfolgungsbehörden zu,,en,Unter diesen Umständen,,en,Motorrad Exekutiv Rentals wird angeforderten Daten offen legen,,en 14 days.

The data controller will always verify the identity of anyone making a subject access request before handing over any information.

 

 

Disclosing data for other reasons

In certain circumstances, the Data Protection Act allows personal data to be disclosed to law enforcement agencies without the consent of the data subject.

Under these circumstances, Motorrad Executive Rentals will disclose requested data. However, der Daten-Controller die Anforderung sicherzustellen, ist legitim,,en,Hilfesuchende aus dem Vorstand und aus dem Rechtsberater des Unternehmens, wo notwendig,,en,Bereitstellung von Informationen,,en,Motorrad Exekutiv Rentals soll sichergestellt werden, dass Personen bewusst sind, dass ihre Daten verarbeitet werden,,en,und dass sie verstehen,,,en,Wie die Daten verwendet wird,,,en,Wie ihre Rechte auszuüben,,en,Zu diesem Zweck,,en,das Unternehmen verfügt über eine Datenschutzerklärung,,en,darlegt, wie Daten in Bezug auf Personen, die von der Firma verwendet wird,,,en,Kundendaten Datenschutz,,en, seeking assistance from the board and from the company’s legal advisers where necessary.

 

Providing information

Motorrad Executive Rentals aims to ensure that individuals are aware that their data is being processed, and that they understand:

• How the data is being used
• How to exercise their rights

To these ends, the company has a privacy statement, setting out how data relating to individuals is used by the company.